هزینه فرصت یک مفهوم اقتصادی است که بر هزینه های ناشی از انتخاب ها و مدیریت منابع محدود در مقابل خواسته ها و نیازهای نامحدود اشاره می کند. در مورد منابع همواره محدودیت وجود دارد و اگر منبعی کمیاب باشد هزینه فرصت اهمیت دوچندان پیدا می کند.
از دیدگاه مدیریت سازمانی، کارکنان و به طور خاص زمانی که نیروها در اختیار سازمان هستند، سرمایه ارزشمندی است که محدودیت دارد و کمیاب محسوب می شود. مباحث مدیریت زمان و بهره وری نیز به همین جهت مطرح شده و گسترش یافته اند اما میخواهیم از دید هزینه فرصت به این موضوع بپردازیم.
به جرات می توان گفت مهمترین هزینه فرصت از دست رفته یک سازمان، وقت کارکنانی است که برای انجام وظایف خود مجبور به دوباره کاری یا صرف زمان برای بدست آوردن اطلاعاتی هستند که توسط دیگر کارکنان ایجاد شده اند اما به راحتی قابل دسترسی نیستند. مقدار این هزینه به انتخاب های مدیران در تعیین رویه ها، تامین زیرساخت های فناوری اطلاعات و به طور ویژه به نرم افزارهای مدیریت اسناد، مخزن اسناد و جستجوپذیر کردن اطلاعات درون سازمان بستگی دارد. در همین رابطه مفهومی به نام "یافت پذیری" مطرح می شود که به فرآیندهای تسهیل دسترسی کارکنان به اطلاعات و اشتراک گذاری دانش موجود در سازمان اشاره دارد و در آینده به آن خواهیم پرداخت.
